Software für kleine Betriebe individuell: Wann sich das lohnt

Wer Rechnungen abends von Hand in Word schreibt, Angebote aus alten Dateien zusammenkopiert und Termine auf drei Zettel und einen Kalender verteilt, verschenkt jede Woche Zeit. Software für kleine Betriebe individuell bauen zu lassen kann das beheben, ist aber nicht immer der richtige Weg. Oft reicht ein fertiges Programm. Hier steht, woran Sie den Unterschied erkennen.

Was sich automatisieren lässt

Automatisieren heißt: Sie geben eine Angabe einmal ein, den Rest erledigt das Programm. In kleinen Betrieben bringen drei Bereiche meist am schnellsten etwas.

Rechnungen

Kundendaten, Positionen und Preise stehen bereits im Angebot. Eine Software übernimmt sie in die Rechnung, vergibt die Rechnungsnummer fortlaufend und merkt sich, welche Rechnung bezahlt ist. Eine Zahlungserinnerung lässt sich vorbereiten, sodass Sie sie nur noch freigeben.

Angebote

Wenn Sie ähnliche Angebote immer wieder schreiben, helfen Bausteine. Das sind Leistungen mit festen Texten und Preisen, die Sie anklicken. Das Angebot steht in wenigen Minuten, und die Formulierungen bleiben einheitlich. Nimmt der Kunde an, wird daraus mit einem Klick die Rechnung.

Termine

Terminanfragen kommen per Telefon, Mail und Nachricht. Ein Buchungsformular auf Ihrer Website trägt den Termin direkt in den Kalender ein und verschickt eine Bestätigung. Eine Erinnerung per Mail oder SMS kann verhindern, dass Kunden den Termin vergessen.

Zuerst fertige Programme prüfen

Für Rechnungen und Buchhaltung gibt es fertige Programme, für Terminbuchung ebenfalls. Für viele Betriebe reicht das völlig aus. Ich empfehle, ein oder zwei davon zu testen, bevor Sie etwas Eigenes bauen lassen. Das spart Geld und zeigt Ihnen außerdem, was Sie wirklich brauchen.

Bei Rechnungen gelten Pflichtangaben und steuerliche Vorgaben. Das gilt für fertige wie für eigene Software. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Ihre Lösung die Anforderungen erfüllt.

Wann eigene Software sich lohnt

Eigenbau wird interessant, wenn fertige Programme an Ihrem Alltag scheitern. Diese Anzeichen sprechen dafür:

• Sie nutzen mehrere Programme und tippen dieselben Daten mehrfach ein.
• Ihr Ablauf passt in kein Standardprogramm, etwa weil Preise nach Aufmaß entstehen oder Wartungsverträge feste Intervalle haben.
• Sie zahlen für viele Funktionen, die Sie nie nutzen, und vermissen genau die eine, die Sie täglich bräuchten.
• Eine Aufgabe wiederholt sich sehr oft und kostet jedes Mal Zeit.
• Sie möchten Ihre Daten selbst besitzen und nicht von einem Anbieter abhängen.

Treffen mehrere Punkte zu, lohnt sich ein Gespräch über eine eigene Lösung. Trifft nur einer zu, reicht oft ein fertiges Programm mit etwas Einrichtung.

Ein Denkbeispiel

Stellen Sie sich einen kleinen Heizungsbetrieb vor. Das ist ein erfundenes Beispiel, kein Kundenfall. Der Betrieb hat Wartungsverträge, die jedes Jahr fällig werden. Die Verträge stehen in einer Excel-Liste, Termine werden telefonisch abgestimmt, die Rechnung schreibt jemand nach der Wartung von Hand.

Eine eigene Software könnte hier die Vertragsliste führen, an fällige Wartungen erinnern und Terminvorschläge verschicken. Nach dem Einsatz erzeugt sie die Rechnung aus den Vertragsdaten. Ein Standardprogramm für Rechnungen kennt solche Abläufe oft nicht, deshalb entsteht hier der Aufwand von Hand.

Wann es sich nicht lohnt

Software beschleunigt einen Ablauf, sie klärt ihn nicht. Wenn Sie selbst nicht beschreiben können, wie ein Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung läuft, kann man das auch nicht sinnvoll automatisieren. Dann kommt erst der Ablauf, danach die Technik.

Auch bei Aufgaben, die nur ein paar Mal im Jahr anfallen, rechnet sich der Bau selten. Dasselbe gilt, wenn ein fertiges Programm 90 Prozent Ihres Bedarfs deckt und der Rest sich mit einem kleinen Handgriff erledigen lässt.

So gehen Sie vor

1. Notieren Sie eine Woche lang, welche Aufgaben sich wiederholen und wie lange sie dauern.
2. Markieren Sie die drei, die am meisten Zeit oder Nerven kosten.
3. Prüfen Sie für jede davon, ob ein fertiges Programm sie abdeckt.
4. Beschreiben Sie den Rest Schritt für Schritt: Was kommt rein, was soll herauskommen, wer macht was.
5. Starten Sie mit einem Baustein, zum Beispiel vom Angebot zur Rechnung, und erweitern Sie später.

Der kleine Start hat einen Grund. Sie sehen schnell, ob die Lösung im Alltag funktioniert, bevor Sie viel investiert haben.

Was Sie vorab klären sollten

Bei jeder Software, die für Sie gebaut wird, sollten diese Punkte schriftlich geklärt sein:

• Wem gehören Code und Daten, und können Sie Ihre Daten jederzeit exportieren?
• Wer pflegt die Software nach dem Start, also Updates, Sicherungen und Fehlerbehebung?
• Wer darf welche Daten sehen? Nicht jeder Mitarbeiter muss alle Rechnungen einsehen.
• Welcher Umfang gehört zum vereinbarten Festpreis, und was kostet eine spätere Erweiterung?

Kundendaten sind personenbezogene Daten. Dafür gelten die Regeln des Datenschutzes, auch bei interner Software. Eine allgemeine Orientierung gibt die DSGVO-Checkliste für Ihre Website. Eine verbindliche Auskunft bekommen Sie nur von einer fachkundigen Stelle.

Nächster Schritt

Ich baue webbasierte Software für kleine Betriebe selbst, die Übersicht finden Sie unter individuelle Software für Betriebe. Wenn Sie einen Ablauf haben, den Sie beschreiben können, schicken Sie ihn über die Projektanfrage. Sie bekommen innerhalb von 24 Stunden eine Antwort, ob sich ein Bau lohnt oder ob ein fertiges Programm genügt.